„Das Optimum zwischen dem Machbaren und einer möglichst kurzen Wartezeit finden“

Sie geben ihr Bestes, um lange Wartezeiten zu vermeiden und das Kundenaufkommen zu bewältigen: Auch in Corona-Zeiten ist die Zulassungstelle für Eure Anliegen da. Aber ohne Einschränkungen geht es aktuell einfach nicht. 

Pressemeldung Kreis Gütersloh

Über 1400 Termine pro Woche kann die Zulassungsstelle des Kreises Gütersloh in der Coronakrise vergeben, Kunden müssen im Schnitt etwa drei Tage auf einen Termin warten. Damit werden rund 80 Prozent des ursprünglichen Kundenaufkommens der Zulassungsstelle betreut. Diese positiven Arbeitsergebnisse erklärt sich Kathrin Birkenhake, Leiterin der Zulassungsstelle, mit der guten Organisation. „Hier gibt es ein super Team. Wenn die Mitarbeiter gute Arbeit machen und eine hohe Einsatzbereitschaft haben, ist das viel Wert.“

Seit Beginn der Corona-Pandemie versucht die Zulassungsstelle des Kreises Gütersloh sowohl für Kunden, als auch für Mitarbeiter „das Optimum zwischen dem Machbaren und einer möglichst kurzen Wartezeit für die Kunden zu finden. Kleine Einschränkungen gibt es allerdings“, so Birkenhake. So ist die Zahl der Kunden, die das Haus betreten dürfen, begrenzt. Dadurch kann es zum Teil auch zu Wartezeiten vor der Tür kommen. Vor der Pandemie besuchten an einem gewöhnlichen Donnerstag etwa 320 bis 350 Kunden die Zulassungsstelle, momentan sind es im Schnitt 280. Einige Kunden wenden sich aktuell daher auch an größere Zulassungsdienste, die ihre Aufträge an die Zulassungsstelle weitergeben.

„90 Prozent der Taschen, die wir von den Zulassungsdiensten erhalten, können noch am gleichen Tag bearbeitet werden. Das ist teilweise jedoch mit Überstunden für die Mitarbeiter verbunden“, erklärt Birkenhake. In der Zulassungsstelle werden aktuell alle Dienstleistungen, bis auf die Abnahme eidesstattlicher Versicherungen bei Verlust des Fahrzeugbriefes, wieder angeboten. Zu Beginn der Pandemie konnten aufgrund der notwendigen Umstrukturierungen nur etwa 60 Prozent aller Kundenanliegen bearbeitet werden. 

Spontankunden beziehungsweise Laufkundschaft gibt es bislang in der Zulassungsstelle noch nicht wieder. „Die Tür ist grundsätzlich zu“, beschreibt Birkenhake die Situation. Nur mit einem Termin können Kunden die Zulassungsstelle besuchen. Vor der Corona-Krise fand zunächst ein Unterlagencheck an der Information vor Ort statt, auch das ist aktuell nicht mehr der Regelfall. Vor dem Besuch sollten sich die Kunden auf der Homepage des Kreises darüber informieren, welche Unterlagen für das jeweilige Anliegen benötigt werden. Außerdem können sie persönliche Besuche bei der Zulassungsstelle durch verschiedene Online-Dienstleistungen vollständig einsparen. Online können Kunden unter bestimmten Voraussetzungen beispielsweise Fahrzeuge an- und abmelden. „Die Nutzung des Serviceportals wurde sicherlich durch Corona noch einmal angeheizt“, erklärt Birkenhake.

Das Team der Zulassungsstelle appelliert jedoch im Termingeschäft auch an die Bürgerinnen und Bürger. „Wer seinen Termin nicht wahrnehmen kann, sollte ihn wieder absagen und somit anderen Kunden die Chance auf einen Termin geben. Außerdem empfiehlt es sich, früh morgens in die Online-Terminübersicht zu schauen. Oft ist es dann sogar möglich, einen Termin noch am selben Tag zu bekommen.“ Kunden sollten grundsätzlich ohne Begleitpersonen erscheinen, das gilt aber zum Beispiel nicht für ältere Menschen oder solche, die einen Dolmetscher benötigen. Für alle, die sich den Weg nach Gütersloh sparen möchten, hat Birkenhake noch einen Tipp: „Mit einfachen Anliegen wie Abmeldungen oder Anschriftenänderungen können sich Bürgerinnen und Bürger auch an die Bürgerbüros ihrer jeweiligen Kommunen wenden. Das ist besonders für Personen, die aus weiter entfernten Kommunen des Kreises kommen, einfacher.“

Alle weiteren Informationen, etwa die aktuellen Öffnungszeiten der Zulassungsstelle, können Kunden der Homepage des Kreises Gütersloh entnehmen. Auch die Servicehotline 05241/ 851200 steht besonders für Bürgerinnen und Bürger ohne Internetzugang zur Verfügung. Auf der Hotline ist aufgrund der hohen Anruferdichte jedoch mit Wartezeiten zu rechnen.