Software-Roboter unterstützt Ausländerbehörde der Stadt Gütersloh bei Meldevorgängen

Seit kurzem unterstützt ein Software-Roboter die Mitarbeitenden in der Ausländerbehörde der Stadtverwaltung Gütersloh bei der täglichen Arbeit. Der digitale Assistent übernimmt im internen Prozess der ausländerrechtlichen An- und Abmeldung von EU-Bürgern wiederkehrende manuelle Aufgaben. In weiteren Bereichen der Verwaltung ist der Einsatz robotergesteuerter Prozessautomation in Vorbereitung. Damit geht die Stadt in der Verwaltungsdigitalisierung weiter voran.

Ziel ist es, interne Abläufe zu vereinfachen und gleichzeitig den Service für die Bürgerinnen und Bürger zu verbessern. Die Ausländerbehörde ist die erste Abteilung im Rathaus, in der Mitarbeitende durch Robotic Process Automation von niedrigschwelligen Routineaufgaben, etwa Dateneingaben, dauerhaft entlastet werden. „Die Unterstützung durch Software-Roboter hilft uns, die erhebliche Verdichtung von Aufgaben zu bewältigen, die wir in nahezu allen Bereichen der Verwaltung erfahren“, führt Carsten Schlepphorst, Beigeordneter der Stadt Gütersloh für Digitalisierung, IT, Personal, Organisation und Feuerwehr, aus. Da der gestiegene Bedarf an Personal seit einigen Jahren vor dem Hintergrund der notwendigen Sparmaßnahmen im städtischen Haushalt nicht gedeckt werden könne, sei der zunehmende Einsatz digitaler Assistenten in Standardprozessen alternativlos und sinnvoll. In jüngster Zeit seien durch die Fachbereiche der Stadtverwaltung mehrere Dutzend Prozesse identifiziert und angemeldet worden, die zur Entlastung und Unterstützung automatisiert werden könnten, so der Digitalisierungsdezernent.

Robotic Process Automation funktioniert wie ein virtueller Mitarbeiter. Am Beispiel der Ausländerbehörde erklärt: Dem Software-Roboter wird eine Klickstrecke beigebracht, die er anschließend selbstständig immer wieder durchführt. Vom Ausfüllen von Formularen bis hin zur Eingabe von Daten in die Fachverfahren arbeitet der Roboter schnell und fehlerfrei. Bemerkt er das Fehlen von Dokumenten – etwa wenn er im Melderegister ein Ausweisdokument einer Person nicht finden kann –, dann schickt er eine hinweisende E-Mail an ein Funktionspostfach. Über abgeschlossene Meldevorgänge wird der Abteilungsleiter ebenfalls automatisiert und gesammelt per Mail benachrichtigt. Die Software wurde vom städtischen Fachbereich Digitalisierung und Geoinformation in intensivem Austausch mit der Ausländerbehörde individuell auf deren Bedarfe angepasst.

„Der Einsatz des Roboters bedeutet für uns weniger Routinearbeit und mehr notwendige Zeit für die komplexeren Aufgaben, bei denen menschliches Urteilsvermögen gefordert ist“, so Jörg Braaksma, Leiter der Abteilung Ausländerbehörde im städtischen Fachbereich Bürger- und Ausländerangelegenheiten. Auch Fachbereichsleiterin Claudia Wiegelmann war sofort vom Nutzen der Software überzeugt, als deren Einführung vom Fachbereich Digitalisierung und Geoinformation vorgeschlagen wurde: „Wir sind froh über diese sinnvolle Unterstützung und Entlastung.“ Von der Prozessautomation indes nicht berührt ist die Verpflichtung der anzumeldenden Person zur persönlichen Vorstellung im Bürgerbüro. Das persönliche Erscheinen ist weiterhin erforderlich.